Documentation de référence interne

Contenu :

Qu’est-ce qu’une documentation de référence interne ? ¶

• une documentation à usage interne d’une entreprise
• une source de vérité unique (un peu comme un code de loi pour un pays)
• peut contenir :
  • les règles de fonctionnement, de communications…
  • les valeurs de la société
  • des procédures (onboarding…)
  • les fiches de postes des personnes (example)
    • responsabilités
    • compétences nécessaires
    • processus de recrutement
  • …

Pour avoir example, vous pouvez consulter la page « Que contient le handbook de GitLab ? ».

Qui a besoin d’une documentation de référence interne ? ¶

Ce type de documentation est très utile, même indispensable lorsqu’une structure humaine dépasse une certaine taille (> 5 personnes ?).

Je pense que ce genre de document est aussi utile aux associations.

Pourquoi une documentation de référence interne est nécessaire ? ¶

Il existe une grande probabilité de chance qu’une société dépourvu de documentation de référence interne soit confrontée aux difficultés suivantes :

• perte de repères des Individual Contributor (mais aussi des managers)
• le fonctionnement, les règles à suivre au sein de la société varient en fonction du moment et de la personne à qui l’information est demandé
• la conséquence de ce manque d’information fiable : une faible autonomie et une faible prise d’initiative des personnes

Avantages ¶

• Lire est bien plus rapide que écouter
• La lecture est asynchrone, il n’est pas nécessaire d’interrompre une personne ou d’attendre qu’elle soit disponible
• Le processus d’onboarding est simplifié
• Il est plus simple de travailler en équipe quand on sait comment les autres membres de la société travaillent
• Il est plus simple de proposer et de discuter d’un changement quand on connaît avec précision le processus actuel
• Communiquer les changement est plus simple si vous pouvez simplement indiquer ce qui a changé en visualisant un “diff” (exemple)
• Tout le monde peut contribuer en proposant un changement via un “merge request” (exemple) (favorise l’empowerment)

Exemple ¶

En 2019, nous avons la chance d’avoir un exemple majeur de documentation interne de référence est librement accessible : GitLab Handbook (dépôt git du projet)

Ce type d’outil peut sembler anodin ou secondaire, mais après presque 20 ans d’expérience, dans 7 entreprises différentes, je suis persuadé que est un élément clé au bon fonctionnement d’un collectif.